Hjemmeside til forening og ejerforening

I mange foreninger ligger referaterne i ét bestyrelsesmedlems mail, vedtægterne i en mappe hos formanden og datoerne i en Facebook-gruppe, som ikke alle er med i. En hjemmeside samler det ét sted, som alle kan finde, også dem, der ikke er på Facebook.

Det vigtigste er dokumenterne: vedtægter, referater fra generalforsamlinger og bestyrelsesmøder, regnskaber, budgetter og husorden. Sorter dem efter år, så det seneste er let at finde, og det gamle stadig kan findes. Nyheder og en kalender med datoer for generalforsamling, arbejdsdage og andre faste begivenheder gør resten.

Foreninger er forskellige. En grundejerforening har tit veje, fællesarealer og arbejdsdage, en ejerforening har vedligeholdelse og husorden, og en andelsboligforening har venteliste og de oplysninger, som købere spørger efter. En idrætsforening eller en kulturforening har hold, sæsoner og arrangementer. Siden bygges efter det, jeres medlemmer faktisk leder efter.

Nogle dokumenter er for alle, andre er kun for medlemmerne. Vedtægterne og kontaktoplysningerne kan stå frit, mens referater med navne, økonomi og interne sager tit hører til et lukket område. Hvad der skal være offentligt, og hvad der skal bag et login, aftaler vi, når vi går i gang.

Tænk over persondata. Skriv ikke navne på medlemmer i restance eller detaljer om naboklager i et offentligt referat. Et referat kan godt være dækkende uden at hænge enkelte medlemmer ud. Læs mere i guiden om GDPR og cookiebanner.

Bestyrelser skifter, og det er tit dér, en forenings hjemmeside går i stå. Den, der kunne finde ud af det, træder ud, og adgangen forsvinder med dem. Derfor skal opdateringer være enkle: bestyrelsen sender nye referater, datoer og nyheder til mig på mail, og jeg lægger dem på. Små rettelser er med i den månedlige pris.

Domænet skal stå i foreningens navn, ikke i et bestyrelsesmedlems. Brug en fælles mailadresse til bestyrelsen på foreningens eget domæne, som kan gives videre til den næste formand. Så følger adgangen foreningen og ikke personen.

Indkaldelsen til generalforsamlingen skal følge jeres vedtægter. Står der i vedtægterne, at indkaldelsen skal sendes til medlemmerne, er det ikke nok, at den ligger på hjemmesiden. Men siden er et godt sted at samle dagsorden, forslag og bilag, så alle kan læse dem i god tid.

Nye medlemmer skal kunne se, hvordan de melder sig ind, hvad kontingentet er, og hvem de skal kontakte. Bruger foreningen et medlemssystem til kontingent og medlemslister, kobler jeg det på, så indmeldelsen ender det rigtige sted.

Ingen af mine færdige skabeloner er bygget til en forening, så siden sættes sammen af de samme byggesten og til de samme faste priser. Se priserne, eller læs, hvad en hjemmeside skal indeholde.