Hjemmeside til eventplanlægger

Kunden, der hyrer en eventplanlægger, køber ro i maven. Den ro kommer af at se, at du har styret noget, der ligner deres event. Vis dine events som cases: hvad opgaven var, hvor mange gæster der var, hvad du stod for, og hvordan dagen forløb. Gode billeder fra rigtige events gør mere end en lang liste over ydelser.

Spørg kunden, før du bruger navn og billeder i en case. Mange firmaer siger ja, hvis de får lov at se teksten først. Kan du ikke nævne navnet, kan du stadig beskrive opgaven: en sommerfest for alle medarbejderne i en mellemstor virksomhed fortæller meget, også uden logo.

Skriv, hvad du laver, og hvad du ikke laver. Står du for det hele fra idé til oprydning, eller hjælper du med dele af det, fx lokation, program eller koordinering på dagen? Kunden skal kunne se, hvad de får, og hvad de selv skal sørge for.

Events koster meget forskelligt, og kunden har sjældent en idé om, hvad din del koster. Skriv, hvordan du tager betaling: et fast honorar, en procentdel af budgettet eller en timepris. Skriv gerne et par budgetniveauer med eksempler på, hvad man får for pengene. Det giver bedre forespørgsler og færre skuffelser.

En HR-chef, der planlægger en konference, vil vide noget andet end et par, der skal giftes. Firmaet vil se, at du kan håndtere tilmeldinger, leverandører, tidsplaner og faktura til firmaet. Brudeparret vil se, at du forstår, hvor meget dagen betyder, og at du tager stresset fra dem. Giv dem hver sin side, så begge føler sig talt til.

Skriv priserne, så begge forstår dem. Firmaer tænker tit i priser ekskl. moms, mens private skal kunne se den pris, de faktisk skal betale. Skriv tydeligt, hvilken pris der er hvilken.

Forespørgslen skal spørge om det, du skal bruge for at svare: type event, dato eller periode, antal gæster, område, budget, og hvad kunden vil have hjælp til. Et felt til budget kan føles grænseoverskridende, men det sparer begge parter for tid. Lav det gerne som valgmuligheder i stedet for et tomt felt.

Fortæl, hvad der sker efter forespørgslen: om I tager et møde, hvornår kunden får et forslag, og hvornår der skal skrives under. Det er lettere at skrive, når man ved, hvad næste skridt er.

Mange eventplanlæggere har faste leverandører: lokationer, catering, musik, lys og blomster. Du kan gerne skrive, at du har et netværk, men nævn kun konkrete samarbejdspartnere, hvis de har sagt ja til det. Skriv, om kunden betaler leverandørerne direkte, eller om det går gennem dig.

Skriv dine betingelser for aflysning og ændringer. Store events planlægges lang tid i forvejen, og kunden vil vide, hvad der sker, hvis noget ændrer sig. Har du en ansvarsforsikring, så skriv det. Firmakunder spørger tit om den.

Ingen af mine færdige skabeloner er bygget til en eventplanlægger, så siden sættes sammen af de samme byggesten og til de samme faste priser. Se priserne, eller læs, hvad en hjemmeside skal indeholde.